Các phương pháp estimate cost dự án

Trong khi thực hiện dự án hoặc ngay cả trước khi dự án bắt đầu, thì Project Manager luôn thường phải estimate chi phí (cost) cho các activity của dự án. Chi phí này bao gồm: cost of human hours, cost of equipments, cost of materials. Ngoài ra, chi phí này cũng bao gồm cả chi phí cho contingency reserve cho những risk mà đã được xác định.

Trong phạm vi kiến thức của PMP, thì có 4 phương pháp (công cụ) dưới đây để thực hiện estimate cost.

• Analogous estimating (ước tính dựa trên sự giống giốngnhau.)
• Parametric estimating (ước tính bằng tham số)
• Bottom-up estimating (ước tính từ dưới lên)
• Three-point estimating (ước tính ba điểm)

Analogous estimating

Đúng như tên gọi của nó, analogous estimating là phương pháp sử dụng dụng tính tương tự để estimate chi phí dự án. Ở phương pháp này, Project manager sẽ dựa vào dữ liệu lịch sử của tổ chức (OPA), tìm các dự án có tính tương đồng, và dựa vào thông tin đó để estimate cho dự án đang làm. Để tăng tính chính xác, thì Project Manager có thể sử dụng thêm kỹ thuật expert judgment (Tham khảo ý kiến chuyên gia).

Ví dụ: Khi nhận một dự án thực hiện migrate hệ thống đang chạy từ ngôn ngữ VB.NET sang Java, PM có thể tìm dự án tương tự trước đó công ty đã làm, rồi sử dụng như một case-study để estimate cho lần này.

Phương pháp estimate này còn có tên gọi khác là Top-down estimating (ước tính từ trên xuống), thực hiện bóc tách các work package từ trên xuống dưới.

Analogous estimating thường được sử dụng khi thông tin về dự án còn mù mờ, vì vậy nhược điểm của nó là tính chính xác và độ tin cậy khá thấp; nhưng ưu điểm thì cũng có là nhanh, tốn ít công sức mà lại có kết quả ngay.

Parametric estimating

Tương tự như analogous estimating, parametric estimating cũng sử dụng dữ liệu lịch sử (historical data) của các dự án tương tự để làm input cho việc estimate. Tuy nhiên, khác với analogous estimating, nó có cân nhắc đến sự khác nhau về scale.

Ví dụ: đây là một ví dụ hết sức đơn giản của yếu tố scale. Vẫn với ví dụ về việc migrate ứng dụng ở trên, ở dự án trước, cty của bạn tốn 50 man-months cho việc migrate 1000K LOC, ở dự án này, quy mô source tăng tăng lên là 2000K LOC, thì chi phí ước tính sẽ là 100 man-months. Ở đây, quy mô được scale lên 2, thì chi phí cũng gấp đôi lên.

Giống với analogous estimating, phương pháp này cũng thường được dùng khi thông tin về dự án còn khá ít. Tuy nó có tính đến yếu tố scale, nhưng thực tế là độ chính xác, tính tin cậy của nó cũng không cao (yếu tố scale là do PM định nghĩa, và nó cũng chưa chắc đã chính xác!). Ưu điểm của phương pháp này cũng là nhanh chóng, tốn ít công sức và mang lại kết quả sớm.

Three-point estimating

Phương pháp ước lượng 3 điểm được sử dụng để giảm độ lệch (tăng tính chính xác) khi estimate chi phí/thời gian cho một activity trong dự án. Ở phương pháp này, thì kỹ thuật PERT (Program Evaluation and Review Technique) thường được sử dụng.

PERT sử dụng công thức sau đây để tính được chi phí mong muốn của một activity.

E = (Eo + 4Em + Ep)/6

Trong đó:

• Eo (Optimistic Estimate): estimate trong trường hợp xấu nhất.
• Em (Most Likely Estimate): estimate khi mọi thứ xảy ra bình thường.
• Ep (Optimistic Estimate): estimate trong trường hợp tốt nhất.
• E (Expected Cost): chi phí mong muốn.

Phương pháp estimate 3 điểm chính xác hơn 2 phương pháp ở trên.

Bottom-up estimating

Còn có tên gọi khác là ” definitive technique “, kỹ thuật này có tính chính xác cao nhất trong số 4 phương pháp estimate đã nói. Tư tưởng của phương pháp này khá đơn giản: chia project work thành các phần nhỏ đến mức không thể chia được nữa (các activity đơn lẻ), rồi estimate chi phí cho từng thành phần này. Đến cuối cùng thì sẽ cộng tổng chi phí lại để ra total project cost. Nhìn vào đây thì bạn cũng sẽ thấy ngay là kỹ thuật này rất tốn thơi gian, chi phí, bù lại nó rất chính xác.

Kết luận

Việc lựa chọn phương pháp estimate nào thì tùy thuộc vào tình hình và yêu cầu của dự án. Để so sánh nhanh điểm khác biệt giữa 4 phương pháp trên, chúng ta có thể thấy ở dưới đây:

• Độ nhanh chóng, ít chi phí: Analogous > Parametric > Three-point estimating > Bottum-up estimating
• Chi phí, độ chính xác: Analogous < Parametric < Three-point estimating < Bottum-up estimating