Các hoạt động ở giai đoạn PLANNING

Planning (lập kế hoạch) là một nhóm process cực kỳ quan trọng của việc quản lý dự án. Việc làm tốt hay không tốt ở giai đoạn này sẽ quyết định lớn đến kết quả cuối cùng của project.

Dưới đây là danh sách các activities theo thứ tự ở giai đoạn planning.

Hoạt động (activity)	Hoạt động chi tiết	Ghi chú
Xác định hướng tiếp cận phát triển, vòng đời, và cách mà bạn sẽ lên kế hoạch cho từng KA		Plan of plans
Định rõ và sắp xếp yêu cầu	Làm rõ các yêu cầu mức high-level ở giai đoạn khởi đầu (initiating) sao cho nó rõ ràng và chi tiết, ngoài ra, tìm kiếm thêm các requirement bổ sung, cân nhắc đến các phân tích, báo cáo nội bộ và bên ngoài; phân tích và sắp xếp độ ưu tiên các requirement.
Tạo tuyên bố phạm vi dự án	Mở rộng các giả định đã xác định ở giai đoạn khởi đầu, tìm các giả định mới và tài liệu hoá chi tiết các assumption này.
	Làm chi tiết các constraint (như là resource, schedule, cost) từ giai đoạn khởi đầu sao cho rõ ràng và chi tiết.
	Tạo tài liệu mô tả chi tiết các sản phẩm bàn giao, công việc cần thiết để hoàn thành các sản phẩm này, và điều kiện nghiệm thu của chúng. (Project scope statement)
	Xin xác nhận từ các stakeholders về cái phạm vi dự án đã tạo.
Đánh giá những cái cần mua và tạo tài liệu mua sắm	Đánh giá những cái cần mua sắm trong dự án. Xác định tất cả các phần việc mà có thể là ngoài phạm vi của tổ chức, và xác định xem có cần thiết bị, công nghệ mới nào cần để thực hiện công việc.
	Lựa chọn chiến lược mua sắm cho từng hợp đồng. Tạo bản nháp của tài liệu mua sắm cho những hợp đồng cần thiết, bao gồm tài liệu thầu,tuyên bố mua sắm, điều kiện lựa chọn nguồn mua sắm, và các hợp đồng dự phòng.
Xác định nhóm lập kế hoạch	Xác định những chuyên gia mà bạn sẽ cần trong nhóm dự án để giúp đỡ việc lập kế hoạch dự án.
Tạo WBS và từ điển WBS	Chia nhỏ các sản phẩm bàn giao thành các phần nhỏ hơn sao cho có thể dễ quản lý (WBS).
	Tạo tài liệu mô tả work package được chia ở trên vào Từ điển WBS sao cho có thể hiểu và thực hiện được công việc.
Tạo danh sách hoạt động.	Chia nhỏ các work package ở WBS thành danh sách các hoạt động để thực hiện chúng.
Tạo sơ đồ mạng.	Sắp xếp tuần tự các hoạt động và xác định các predecessor, successor trong sơ đồ mạng.
Tính toán yêu cầu về resource.	Estimate yêu cầu của resource (ví dụ như nhân viên, trang thiết bị, v.v…).
	Gặp gỡ với các quản lý để đạt được các cam kết về resource.
Tín toán thời gian và chi phí của activity.	Quyết định level chính xác cần thiêt sđể estimate.
	Sử dụng dữ liệu lịch sử để estimate time và cost.
	Lôi các chuyên gia hoặc những người mà làm việc với các hoạt động để estimate time và cost.
Xác định đường găng.	Xác định dự án sẽ mất bao lâu nếu không nén schedule.
Xây dựng schedule	Xây dựng mô hình schedule, đánh giá nó với ràng buộc về schedule ở project charter, và sử dụng kỹ thuật nén schedule để làm cho hoà hợp cả hai sao cho đạt được một cái schedule cuối cùng.
Xây dựng ngân sách	Xây dựng một ngân sách sơ bộ và so sánh nó với ràng buộc ngân sách ở project charter. Xây dựng các tuỳ chọn để làm hoà hợp cả 2 sao cho đạt được một ngân sách cuối cùng.
Xác định các tiêu chuẩn chất lượng, process và metric.	Xác định các chính sách, bài tập và tiêu chuẩn chất lượng, sau đó xác định các metric để đảm bảo chất lượng.
	Xác định các process để đáp ứng yêu cầu chất lượng và phù hợp với các tiêu chuẩn, chính xách của tổ chức.
	Xác định cách để tăng việc sử dụng các process trong dự án.
Xác định team charter, tất cả các role và các trách nhiệm.	Tạo một hệ thống dùng để ghi nhận và khen thưởng cho nỗ lực của các thành viên dự án nhằm giữ động cơ và sự cam kết trong nỗ lực dự án.
	Lập kế hoạch cho team building, đào tạo, đánh giá, và release team membe. Lập kế hoạch cho các resource vật lý, bao gồm cả logistic.
	Xác định rõ tất cả các role và trách nhiệm trong dự án.
	Làm việc với project team để phát triển team charter, ở đó định nghĩa những cam kết, cách giao tiếp với nhau, bao gồm cả các luật.
Lập kế hoạch giao tiếp và sự ràng buộc các bên hữu quan.	Lập kế hoạch cho cái gì sẽ được giao tiếp trong dự án, cho ai, ai sẽ làm, lúc nào và như thế nào.
	Lập kế hoạch cách mà lôi kéo các stakeholder và quản lý mong muốn của họ trong dự án.
Thực hiện xác định risk, phân tích risk định lượng, định tính và kế hoạch đối phó risk.	Hoàn thành chi tiết việc xác định risk, phân tích risk, thực hiện việc phân tích định lượng risk, và thực hiện kế hoạch đối phó risk.
Go back – iterations	Quay lại và update các kế hoạch dự án và tài liệu nếu cần để hướng đến một kế hoạch quản lý dự án chính thức, khả thi, được chấp thuận.	The important thing to remember is that planning should lead to realistic, bought-into, approved, and formal project management plan that is updated throughout the project to reflect approved changes. Iterations help you create and maintain such as plan.
Hoàn thiện chiến lược và các tài liệu mua sắm
Tạo kế hoạch quản lý thay đổi và cấu hình	Tìm kiếm các tương tác có tính tích cực và tiêu cực tiềm ẩn với các project khác mà có thể gây ảnh hưởng đến project hiện tại.
	Xác định các process mà sẽ được sử dụng để yêu cầu, chấp thuận và quản lý các thay đổi trong dự án.
	Xây dựng kế hoạch quản lý cấu hình, các rule về đặt tên, đánh version, v.v…
Hoàn thành tất cả kế hoạc quản lý	Lập kế hoạch cho cách để đo hiệu năng dự án, bao gồm việc xác định phương pháp đo lường, khi nào thì sẽ đo, và kết qủa sẽ được đánh giá thế nào.
	Xác định những cái như meeting cái gì, report cái gì và các hoạt động khác mà bạn sẽ dùng để quản lý dự án vào project management plan.
	Hoàn thành các khía cạnh “thực thi” và “giám sát và điều khiển” của tất cả các kế hoạch quản lý. Tài liệu hoá các yêu cầu và hành động đã đóng.
Phát triển kế hoạch quản lý project có tính thực tế và hiệu quả và tạo đường cơ sở	Xây dựng kế hoạch quản lý dự án bản final, các tài liệu dự án, và cơ sở đo lường hiệu năng bằng cách thực hiện phân tích schedule, tìm kiếm các tuỳ chọn, và confirm các mục tiêu mà dự án có thể đạt được.
Thu được chấp thuận chính thức của kế hoạch.	Lấy xác nhận cuối cùng của kế hoạch quản lý dự án từ sponsor, team và quản lý resource.
Chủ trì họp kick-off	Chủ chì kick-off meeting với các stakeholder chính, team members, các quản lý của team members, và khách hàng để đảm bảo mọi người đều có cái nhìn chung về dự án.
Yêu cầu thay đổi.	Xuyên suốt dự án, thì khi có thông tin chi tiết hơn, bạn sẽ quay về planning process group để thực hiện rolling wave planning. Kết qủa sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch dự án.